In questo testo vogliamo darti alcuni preziosi consigli per scrivere una e-mail perfetta per ogni contesto. Non sempre, infatti, il destinatario sarà un nostro conoscente e sarà doveroso mantenere un tono un po’ più distante, senza scadere, però, mai nella “pesantezza”. Ecco come procedere e cosa evitare.

La stragrande maggioranza delle persone dispone al giorno d’oggi di un personale indirizzo di posta elettronica. Monitorare giornalmente la situazione relativa alla ricezione delle varie e-mail è fondamentale. Nella propria casella di posta, infatti, si riceveranno parecchi messaggi importanti ogni giorno, in merito alle comunicazioni di lavoro, ma non solo.

Inoltre, è opportuno sempre mantenere “pulita” e in ordine la propria casella ed eliminare i messaggi indesiderati o meno interessanti. In questo modo sarà possibile trovare con maggiore facilità in futuro e-mail da andare a “ripescare”.

Nelle prossime righe, però, non vogliamo parlare in generale della casella di posta elettronica, bensì indicarti alcuni validi consigli per scrivere una e-mail perfetta e mai fuori luogo in base al contesto. Ecco tutti i dettagli in merito.

I consigli più importanti da seguire per scrivere sempre una e-mail perfetta in ogni occasione

Solitamente, le e-mail vengono mandate per ragioni professionali, per mandare il proprio CV, per chiedere informazioni a enti o aziende e per altri scopi simili. Il tono, dunque, non dovrà mai essere troppo colloquiale, come può avvenire – per esempio – su WhatsApp durante una conversazione con un amico o con un parente.

Un messaggio di posta elettronica, dunque, dovrà presentare una struttura e un contenuto maggiormente formale rispetto a un SMS o a un messaggio inviato sulle varie app di messaggistica istantanea.

Un consiglio che possiamo dare è quello di capire come rivolgersi all’azienda in base alla comunicazione che essa ha sui vari social o sul proprio sito di riferimento. Se, invece, stai mandando una e-mail a un ente, allora il tono dovrà, per forza di cose, essere formale il più possibile.

Le soluzioni da adottare

Per prima cosa occorrerà immettere un oggetto il più chiaro possibile, in modo tale da far capire subito al destinatario cosa conterrà il messaggio di posta elettronica. L’oggetto dovrà, inoltre, essere anche il più sintetico possibile.

Il saluto è un altro punto fondamentale. Il “Buongiorno” o il “Ciao” andrebbero evitate, mentre sarebbe più opportuno scegliere un neutro “Salve”. Dopo il saluto, poi, occorrerà presentarsi e far capire al destinatario il motivo della e-mail e le tue richieste o esigenze.

Inoltre, il messaggio non dovrà mai essere troppo lungo, ma dovrai spiegare il contenuto in poche righe. In questo modo non annoierai l’interlocutore e avrai la sua massima attenzione. Il messaggio, poi, andrà chiuso con il saluto e con il tuo nome e cognome.

Nel caso in cui, poi, hai necessità di inviare degli allegati, non ti scordare di immettere il tutto prima di premere sul tasto di invio della e-mail.